En un mundo dinámico como el actual, es necesario buscar métodos para mejorar la gestión empresarial y adaptarse a los cambios constantes del mercado. En nuestro equipo de trabajo, nos dimos cuenta de que algunos temas no evolucionaban a la velocidad que necesitábamos, por lo que decidimos revisar el libro “Cómo dirigir reuniones de trabajo” de la serie Management en 20 minutos del Harvard Business Review Press.
Para mejorar nuestras reuniones, utilizamos las siguientes herramientas:
- Define el objetivo de la reunión: analiza cuál es el propósito de hacerla y qué se quiere lograr. ¿Se trata de una tormenta de ideas, una sesión informativa, encontrar soluciones a un problema o asignar roles y responsabilidades a tu equipo?
- Establece un orden del día: para aprovechar al máximo el tiempo, es importante tener un paso a paso de lo que se va a revisar o exponer. Haz una breve introducción para poner en contexto a los asistentes, divide los puntos a revisar y optimiza el tiempo por temas, de los menos a los más complejos.
- Asigna temas del orden del día a los asistentes: informa con anticipación a quiénes se les encargará cada tema, ya sea la vocería o para realizar aportes sobre asuntos específicos. Además, desarrolla la reunión de manera creativa para que todos los asistentes puedan aportar. Es importante asignar los roles adecuados: moderador/a, secretario/a, experto/a, colaborador/a, entre otros.
- Selecciona a los asistentes adecuados: revisa quiénes te ayudarán a tomar la mejor decisión, asegúrate de que tengan puntos de vista distintos y el conocimiento suficiente sobre el tema, y determina quiénes serán los ejecutores de las soluciones.
- Define aspectos para que las reuniones sean efectivas: elige el lugar (virtual o presencial) y momento adecuados, envía la convocatoria y define la periodicidad de las reuniones adicionales.
- Utiliza la Regla 8-18-1800: máximo 8 personas para tomar una decisión, máximo 18 para una tormenta de ideas o para informar sobre el estado de un proyecto y máximo 1.800 para dar información general.
Es importante enfocarse en el objetivo de la reunión y utilizar la mayor cantidad de herramientas propuestas para lograrlo. Al finalizar la reunión, es fundamental enunciar las acciones que se llevarán a cabo para lograr el objetivo y definir las responsabilidades de cada participante.
Si bien estas herramientas son útiles, siempre hay espacio para mejorar y adaptarse a las necesidades específicas de cada equipo. ¿Qué otra herramienta adicional consideras importante para tener en cuenta? ¡Cuéntanos en los comentarios!